電話の応対をしていて、最後の部分についても気を抜かないことがとても大切です。電話の最初の部分であいさつをするのと同様に、最後でもきちんとあいさつで締めることが大切です。
電話の最後のあいさつについてですが、通常は「失礼します」でいいでしょう。また何か相手にやってもらった場合には「ありがとうございました」という言葉で締めるのがいいでしょう。もし相手に何かやってもらうことになった場合には「よろしくお願いいたします」という言葉を締めで使うのが一般的でしょう。
電話の最後で「どうも」という言葉を何気なく使ってしまう場合があります。「どうも」という言葉はどちらかというと、親しい友人に対して用いる言葉です。よってビジネスシーンにおける電話の締めとしては、ふさわしくありませんから、注意しましょう。
あと、電話の切り方についても注意をする必要があります。受話器を置くのは、相手が電話を切ったことを確認したら、というのが基本です。そして受話器もそっと置くようにしましょう。よくぞんざいに受話器を置く人もいます。するともしまだ通話中になっている場合には、相手には「ガチャッ」という音が残ってしまいます。「ガチャッ」と受話器を置かれると、切られたほうは決していい気分にはならないでしょう。
もし仕事中に電話を受け取ることになった場合には、こちらの名前を名乗ることから始めましょう。そのうえで、電話をかけてきた相手が何ものであるかについて確認をすることです。電話を取り次ぐ場合にも取り次ぐ相手にだれかわからないといったのでは、困りものです。電話回線や電話のサイトでも多く紹介されていましたね。
通常電話をかけてきたほうから、自ら自分の名前を名乗り出てくれるはずです。そうなった場合には、きちんと声に出して相手の名前を復唱するようにしましょう。「○○会社の○○様ですね？」というふうに言いましょう。そしてそのあとに「いつもお世話になっております」という言葉を加えることによって、さらに相手のあなたへの印象もアップすることでしょう。
しかし中には、電話をかけたほうが自分の名前を名乗り出ないことも、あるかもしれません。もし自分の名前を名乗らずに、だれか会社のほかの人に取り次いでもらいたいといった場合には「失礼ですが、お名前をお聞かせ願えませんでしょうか」というふうにした手にきちんと相手の名前を確認するようにしましょう。
もし取り次ぎの電話であったら、相手の名前と同様復唱しましょう。「○○課の○○ですね」というふうに言うと、電話の相手もしっかり伝わったということで、安心するでしょう。
ビジネスシーンで電話を受け取った場合、だれかほかの人に取り次ぎを行うこともあるかもしれません。その場合には少し注意をしたほうがいいでしょう。
電話の取り次ぎをする以上、どうしても相手を多少なりとも待たせてしまうことになります。この時、どうやって相手に断りを入れればいいでしょうか？
多くの人が「少々お待ちくださいませ」という答えを用意するのではないでしょうか？実際にこの言葉を使っている人もいるかもしれません。しかし実は「少々お待ちくださいませ」という言葉は、見た目は丁寧ですが、相手に対して命令をしている言葉なのです。命令をするということは、いずれの場合でも失礼に当たるでしょう。ですから、本当は電話の受け応えとしては間違いなのです。
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